O Apostilamento de Haia é um método de certificação internacional previsto na Convenção de Haia de 1961, utilizado para autenticar documentos destinados a uso no estrangeiro. A sua função é comprovar a autenticidade do documento, conferindo-lhe validade jurídica em outros países. O apostilamento não certifica o conteúdo do documento em si, mas apenas a autenticidade do primeiro signatário, atestando a sua legitimidade e eficácia para efeitos de certificação.

A China aderiu à “Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros” (adiante designada por “Convenção”) em 8 de março de 2023, e a Convenção entrou em vigor no país em 7 de novembro do mesmo ano. A partir desta data, a China passou a poder emitir Apostilas, e documentos com Apostila passaram a poder circular livremente entre os Estados Contratantes da Convenção, sendo dispensados os procedimentos de autenticação consular.

Entre a China e Estados não membros da Convenção, mantém-se o procedimento original de autenticação consular.

https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41

A Apostila é um certificado de formato padronizado, utilizado entre Estados signatários da Convenção, que substitui a tradicional autenticação consular. Documentos com Apostila podem circular livremente entre os Estados signatários sem exigência de outras formalidades.

A Convenção estabelece requisitos rigorosos para a Apostila, abrangendo geralmente 10 elementos:

1. País emissor do documento;

2. Signatário;

3. Cargo do signatário;

4. Nome do selo/carimbo;

5. Local de emissão;

6. Data de emissão;

7. Emissor;

8. Número da Apostila;

9. Selo/carimbo da autoridade emissora;

10. Assinatura.

Para facilitar o uso de documentos públicos no exterior, a Apostila emprega normalmente dois ou três idiomas (incluindo inglês, francês e o idioma nacional), ampliando a sua aceitação.

http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

A autenticação de documentos comerciais via Apostila de Haia abrange: certificados de registo, qualificações legais, acordos, contratos, procurações, declarações, atestados, mandatos, certificados de marca, comprovativos de ativos, certificados de crédito, informações de administradores, informações de acionistas, estatutos sociais, atas de reuniões, documentos de alteração de nome empresarial, faturas, certificados de origem, declarações aduaneiras, certificados de produto, descrições de produtos e outros documentos societários.

Seleção do notário:

Notário: pode autenticar a veracidade de documentos. É necessário apresentar o documento original e identificação do titular (passaporte, carta de condução, etc.).

Notariação por advogado: em alguns países, documentos comerciais exigem autenticação por advogado certificado.

Submissão de documentos: apresentar os documentos mencionados acima ao notário.

Verificação e notariação: o notário procede à verificação da autenticidade do documento e apõe o selo notarial.

Submissão presencial ou por correio: entregar o documento notariado e cópia do passaporte à entidade competente, pessoalmente ou via correio.

Análise e certificação: a entidade analisará o documento e, após confirmação da validade, apostilará o documento com o selo de Apostila.

Recolha do documento apostilado: após conclusão, o documento com o selo de Apostila estará disponível para recolha.

A duração total varia conforme a regulamentação de cada país. Geralmente, desde a notariação até à obtenção da Apostila, são necessários entre 5 a 10 dias úteis. Em certos países ou situações urgentes, poderá ser disponibilizado um serviço de urgência, sujeito a custos adicionais.